Being Gathering Short Term Volunteer Guide

Short Term Volunteer Guide

Hi,
Thank you for helping us to co-create Being Gathering 2026.
This small guide is here to welcome you to our team and to help you to get to know our processes better.
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Below you will find all the information you need to make your experience even more enriching. Therefore, you can collect all the required documents to make yourself ready for this new adventure.

Please make sure to read this guide thoroughly.

Being Gathering 2026

WHAT IS BEING GATHERING

Born from a vision nurtured by the Boom Team, Being Gathering is an intimate and conscious festival where ancient spiritual traditions meet contemporary practices.

Guided by a non-orthodox spirit and a fusionist approach, it is a space dedicated to inner well-being and collective awakening - weaving together healing, music, arts, spirituality, and new paradigms of consciousness, connection, and transformation.

First held on the Summer Solstice of 2015 under the name Be-In Gathering, it was a pioneering event in the conscious festivals movement. After editions in 2017 and a smaller version during the pandemic in 2021, Being Gathering returned in full in 2024, welcoming participants from 28 countries alongside 19 artists, 172 facilitators, and 76 therapists at Boomland.

The 2026 edition returns to Boomland from 1 to 5 July, with a programme designed for all generations - spanning healing and well-being practices, sustainability, music, workshops, and much more.
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THE 2026 EDITION

The 2026 edition's theme is "Remembering Our Ancestry". It is from this theme that we draw inspiration for the artistic creations and the overall atmosphere of the festival.

The programme is gradually revealed in the lead-up to the event and includes concerts, yoga classes, meditation sessions, therapies, talks, sound rituals and a space specially designed for children and families, with workshops in clay, carpentry, 3D printing, circus arts and much more.

As in previous editions, we are guided by four essential pillars: Well-Being, because human flourishing begins with reconnecting to spiritual practices that awaken presence, purpose, and peace; Music, which brings us together, is a practice of individual and collective healing, and draws us into the present moment; Oneness, as the awareness that we are elements in a vast, interwoven web of life; and Community, because when the 'I' meets the 'We', community becomes a mirror - and through it, we grow into better human beings.

You can learn more about what to expect from this edition on our website.

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Being Gathering 2026

O QUE É O BEING GATHERING

Nascido de uma visão cultivada pela equipa do Boom Festival, o Being Gathering é um festival íntimo e consciente onde antigas tradições espirituais se encontram com práticas contemporâneas.

Guiado por um espírito não-ortodoxo e por uma abordagem de fusão, o Being convida a explorar novas dimensões de consciência, ligação, transformação e celebração.

O Being Gathering é um espaço dedicado ao bem-estar interior e ao despertar colectivo - entrelaçando, música, artes, espiritualidade e novos paradigmas de consciência.

Realizado pela primeira vez no Solstício de Verão de 2015 sob o nome Be-In Gathering, foi um evento pioneiro no movimento dos festivais conscientes. Após uma edição em 2017 e uma versão mais pequena durante a pandemia em 2021, o Being Gathering regressou em pleno em 2024, recebendo participantes de 28 países, ao lado de 19 artistas, 172 facilitadores e 76 terapeutas na Boomland.

A edição de 2026 regressa à Boomland de 1 a 5 de julho de 2026, com um programa pensado para todas as gerações - abrangendo práticas de cura e bem-estar, sustentabilidade, música, workshops e muito mais.

A EDIÇÃO DE 2026

A edição de 2026 tem como tema "Remembering Our Ancestry". É a partir deste tema que nos inspiramos nas criações artísticas e em todo o ambiente do festival.

O programa é revelado gradualmente até ao início do evento e inclui concertos, aulas de yoga, sessões de meditação, terapias, conferências, rituais de som e um espaço especialmente pensado para crianças, adolescentes e famílias, com ateliers de barro, carpintaria, impressão 3D, artes circenses e muito mais.

Tal como nas edições anteriores, guiamo-nos por quatro pilares essenciais: o Bem-Estar, porque o florescimento humano começa pela reconexão com práticas espirituais que despertam a presença, o propósito e a paz; a Música, que nos une, é uma prática de cura individual e colectiva e nos traz para o momento presente; a Unicidade (Oneness), enquanto consciência de que somos elementos numa vasta e interligada teia de vida; e a Comunidade, porque quando o 'Eu' encontra o 'Nós', a comunidade torna-se um espelho - e através dela, crescemos enquanto seres humanos.

Sabe mais sobre o Being Gathering 2026 através do nosso website.

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Volunteer Program

Your contract is a volunteer agreement called the Volunteer Program;
You will receive your agreement to sign digitally. This email is sent on behalf of the People Dept and the signature is done via the Adobe Sign platform;

There is no need to print the agreement and to send it to us, as we will get a copy of it in our email once you sign it. Please check how to do so HERE.

So that we can prepare everything in a timely fashion, we ask you to fill out the form that we send you at the link below:

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REGISTRATION FORM

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‍NOTE: This form must be completed only once and within a 48h timeframe. For any needed correction you should email us at volunteers@being-gathering.org.

Programa de Voluntariado

O teu contrato é um acordo de voluntariado chamado Programa de Voluntariado;
Irás receber o teu acordo para assinar por via digital. Este email é enviado em nome de People Dept e a assinatura é feita através da plataforma Adobe Sign;
Não necessitas de imprimir o acordo e de nos enviar, nós iremos receber uma cópia no nosso email assim que o assinares. Visualiza AQUI como assinar digitalmente.

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De forma a podermos preparar a tua chegada e acordo de voluntariado, pedimos-te que preenchas o formulário de registo que te enviámos previamente por email e que podes consultar abaixo:

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FORMULÁRIO DE REGISTO

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‍NOTA: O preenchimento deste formulário deve ser efectuado apenas uma única vez e num prazo de 48h. Qualquer correção deve ser enviada por email para volunteers@being-gathering.org.

Depósito do Voluntário

Pedimos a todos os voluntários um depósito antecipado — é uma caução para garantir que apareces e cumpres com o combinado durante o festival. No fim, se tudo correr bem (e vai correr!), devolvemos-te o valor sem problema. Obrigado por te juntares a nós - vai ser incrível!;
O depósito tem o valor de 250€, que será reembolsado depois do festival se completares as horas de voluntariado acordadas;
O pagamento da caução deverá ser feito até 15 de Junho via payment link que será enviado para o teu email após preencheres o formulário;
Após o pagamento, recebes imediatamente o bilhete de acesso ao festival no email;
O teu Coordenador tem até ao dia 10 Julho para nos confirmar as tuas horas de voluntariado e consequente pagamento do reembolso da tua caução. Este reembolso será efectuado no prazo máximo de 30 dias, a iniciar-se a 11 de Julho, para o mesmo cartão/conta bancária utilizado no pagamento;
Se tiveres comprado um bilhete para o Being Gathering 2026, este servirá como depósito de caução e o valor (excepto taxas) é reembolsado dentro das mesmas condições referidas acima.
- Quando preencheres o teu formulário de registo terás um campo específico para anexar o teu bilhete, em formato PDF. É muito importante que anexes o bilhete, pois sem ele não conseguiremos fazer o reembolso;

Se o teu bilhete foi comprado online, o reembolso será feito para a conta bancária associada ao cartão que efectuou a compra;

Volunteer Deposit

We ask all volunteers for a deposit in advance - it's a guarantee that you'll turn up and fulfil your agreement during the festival. In the end, if everything goes well (and it will!), we'll refund you without any problem. Thanks for joining us - it's going to be amazing!;
The deposit is €250, which will be refunded after the festival, and only if you fulfill the agreed volunteering hours;
The deposit must be paid by 15 June via the payment link that will be sent to your email after you fill in the form;
After payment, you will immediately receive your ticket to the festival by email;
Your Coordinator has until 10 July to confirm your volunteering hours and the consequent refund of your deposit. This refund will be made within a maximum of 30 days, starting on 11 July, to the same card/bank account used for payment;

In case you have purchased a Being Gathering ticket, it will serve as a guarantee deposit and its value (minus taxes) will be refunded within the same conditions as explained above.
- When you fill your registration form, you’ll have a specific field in which you can attach your ticket, in .pdf format. It is very important that you attach your ticket, as we will not be able to proceed with a refund without it;
- If your ticket was purchased online, refund will be made to the bank account associated with the card that did the purchase;

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Acesso ao Festival & Transportes

Em Junho vais receber por email o Passe de Acesso ao festival;
Traz o teu passe no telemóvel e apresenta-o no check-in. Também o podes imprimir, mas reflecte antes de o fazer, as árvores agradecem!
Tem em mente que se vieres de carro vais necessitar do passe para passar as barreiras de segurança;
Em caso de alguma incorrecção ou atraso na recepção do teu passe contacta-nos por email através do endereço volunteers@being-gathering.org.

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Se vens de Transportes Públicos

Existem autocarros e comboios vindos das principais cidades de Portugal para Castelo Branco.

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Consulta os horários em:

Autocarros: Rede Expressos, FlixBus

Comboios: CP - Comboios de Portugal

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Serviço de Shuttle

O Being Gathering disponibiliza um serviço gratuito de shuttle para trabalhadores da estação de autocarro/comboio de Castelo Branco para o check-in na Boomland durante os dias 29 e 30 de Junho, nos seguintes horários:

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29 de Junho → 18:00

30 de Junho → 18:00

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Nos dias 6 e 7 de Julho existirá um shuttle da Boomland para a estação de autocarro/comboio de Castelo Branco no seguinte horário:

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6 de Julho → 11:00

7 de Julho → 11:00

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Se vens de Carro

Por favor entra neste link: https://maps.app.goo.gl/UWiR4Trwk8rXpNdFA

Nele tens o caminho para o check-in na entrada da Boomland (Mai Gate). Posteriormente serás encaminhado o nosso Staff Park.

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Check-In

O check-in para os voluntários vai ser efetuado nos dias 29 a 30 de Junho na Boomland (Main Gate), nos seguintes horários:

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29 de Junho → 14:00 - 21:00

30 de Junho → 14:00 - 21:00

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IMPORTANTE:

Deverás chegar ao check-in exactamente no dia definido pelo teu Coordenador, nunca antes ou depois. Não poderás fazer o check-in noutra data se não a especificada pelo Coordenador da tua equipa. Por favor, tem atenção que o check-in estará fechado após o horário definido.

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Deves trazer contigo o passe de acesso (que irás receber por email), o teu documento de identificação (com data válida) e cartão de débito/crédito para depósito da caução. Sem estes documentos não poderemos fazer o teu check-in como voluntário. Deverás trazer o original, não serão aceites cópias! Aceitamos os seguintes documentos de identificação: cartão de cidadão, autorização de residência com permissão para trabalhar, cartão de identificação estrangeiro e passaporte;
No Being Gathering não existe área de babysitting, apelamos para que ponderes bem antes de trazeres crianças. Em caso de o fazeres, a criança deve estar acompanhada por um adulto responsável e com acesso ao evento. A entrada das crianças no festival é feita enquanto público e só acontece quando os gates abrem, não podendo dar entrada no check-in de voluntários.

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Access to the Festival & Transports

In June you will receive the festival Access Pass via email;
Bring your pass on your phone and present it at the check-in. You may print it too, but please think twice before you do that - the trees will thank you!
Bear in mind that if you come by car you'll need the ticket to get past the security checkpoints;
In case of any error or delay in receiving your ticket, contact us by email at volunteers@being-gathering.org.

If you’re coming by Public Transport

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There are buses and trains coming from the main cities of Portugal to Castelo Branco.

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Take a look at the available schedules:

Bus: Rede Expresso, FlixBus

Trains: CP - Comboios de Portugal

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Shuttle Service

Being Gathering provides a free shuttle service for volunteers from the bus/train station at Castelo Branco to the check-in at Boomland from 29 to 30 June.

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Schedules are as follows:

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29 June → 18:00

30 June → 18:00

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On 6 and 7 July there will be a shuttle from Boomland going to bus/train station in Castelo Branco.

Schedule are as follows:

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6 July → 11:00

7 July → 11:00

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If you’re coming by Car

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Please follow this link: https://maps.app.goo.gl/UWiR4Trwk8rXpNdFA

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There you will find the way to the Idanha-a-Velha check-in. From there, you’ll be redirected to Boomland and to our Staff Park.

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Check-in

Check-in for volunteers will be done from 29 to 30 June at Boomland (Main Gate), following this schedule:

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29 June → 14:00 - 21:00

90 June → 14:00 - 21:00

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IMPORTANT:

You must arrive at check-in exactly on the day defined by your Coordinator, never before or after. You will not be able to check-in on any other date than the one specified by your Coordinator. Please note that the check-in will be closed outside of the hours indicated above.

You must bring your access pass (which you’ll receive in your email), your identification document (it must be valid on the check-in date) and debit/credit card for the guarantee deposit. Without these documents we can’t check you in as a volunteer. Bring an original ID, not a copy! We accept the following ID documents: citizen card, residence authorisation with permission to work, foreign citizen card and passport;

There is no babysitting area at Being Gathering, so please think carefully before bringing children. If you do, the child must be accompanied by a responsible adult with access to the event. Children can only enter the festival when the gates open to the public, which means that they can’t check-in on the same day as volunteers.

Camping & Vida na Boomland

Para que te possas instalar existe uma área de campismo destinada a voluntários - tanto para tendas como para caravanas. No entanto, se preferires, podes ficar alojado no campismo do público (não aplicável a caravanas).

O campismo dos voluntários está localizado dentro da Vila de Produção, nas áreas marcadas como Long Term/Short Term Camping.

AQUI encontras um guia de boas práticas da Vila de Produção com os locais de campismo e estacionamento devidamente assinalados.

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INFORMAÇÕES IMPORTANTES:

Por favor respeita a natureza e não deixes vestígios;
É expressamente proibido fazer fogo dentro do festival;
Lembra-te que não são permitidos animais na Boomland;
Na Boomland os dias são secos, muito quentes e com sol muito forte. Já as noites são frias e bastante escuras. Todos estes factores fazem obviamente parte da sua beleza extraordinária, no entanto, aconselhamos que tragas tudo o que precisas para ficares o mais confortável possível. Atenção, não fornecemos qualquer tipo de material de campismo;
Não existem ATM’s por isso aconselhamos-te que tragas algum dinheiro levantado para o festival e que alugues um cacifo no Info Stand para guardares os teus bens de valor;
Se tomares medicação, recomendamos fortemente que a tragas de casa, pois Idanha-a-Nova (onde se encontra a farmácia mais próxima) encontra-se a 25 km da Boomland. Se alguma dessa medicação precisar de estar guardada no frio, por favor contacta a equipa de Enfermagem através do email nurse@being-gathering.org;
Prepara-te para carregar as tuas coisas através de um terreno difícil.

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Aconselhamos que tragas:

Lanterna e/ou Frontal;
Protector solar e labial;
Chapéu ou Lenço para proteger a cabeça;
Calçado confortável para trabalhar e calçado quente para a noite;
Roupa leve e fresca (cores claras e tecidos mais finos) e roupa quente para a noite;
Cantil para manteres a tua água fresca;
Repelente e/ou Pomada para as picadas de insectos (estamos inseridos na natureza e as melgas fazem parte do nosso dia-a-dia);
Tudo o que necessites para dormir confortável (tenda, saco cama, colchão, mantas quentes, etc.).

Pedimos-te que quando saíres da Boomland, no final do teu trabalho, deixes o espaço onde ficaste alojado melhor do que o encontraste.

Não deixes lixo, nem qualquer outro tipo de material.

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Camping & Life at Boomland

There is a camping area for volunteers - both for tents and caravans. However, if you prefer, you can stay at the general camping (non applicable to caravans).

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The camping for volunteers is located inside the Production Village, in the areas marked as Long Term/Short Term Camping.

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HERE you can find a Production Village Guideline with the camping and parking areas properly marked.

IMPORTANT INFORMATION:

Please respect nature and leave no trace;
Fires are expressly forbidden;
Remember that pets are not allowed in Boomland;
At Boomland the days are dry, very hot and very sunny. The nights are cold and quite dark. All these factors are obviously part of its extraordinary beauty. However, we advise you to bring everything you need to make yourself as comfortable as possible. Please note: we do not provide any type of camping material;
There are ATMs at the festival, near the Info Stand. The queue is usually long, so we advise you to bring some cash and to rent a locker at the Info Stand to store your valuables;
If you take medication, we strongly recommend that you bring it from home, as Idanha-a-Nova (where the nearest pharmacy is located) is 25 km from Boomland. If any of that medication needs to be stored in the cold, please contact the Infirmary team via email nurse@being-gathering.org;
Get ready to carry your stuff through uneven terrain.

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We advise you to bring:

Flashlight and/or Headlight;
Sunscreen and lip balm;
Hat or Scarf/Shawl to protect the head;
Comfortable shoes for work and warm shoes for the night;
Light and cool clothes (light colors and thinner fabrics) and warm clothes for the night;
Hydro flask to keep your water fresh;
Repellent and/or Ointment for insect bites (we are immersed in nature and bugs are part of our day-to-day life);
Everything you need for a comfortable sleep (tent, sleeping bag, mattress, warm blankets, etc.).

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We ask that when you leave Boomland, at the end of your work period, you leave the space where you stayed better than you found it.

Don't leave any rubbish or any other kind of material.

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Alimentação

Toda a alimentação será carregada electronicamente na tua pulseira;
No dia do teu check-in tens direito a uma Welcome Meal e nos dias de voluntariado terás 2 refeições, 2 snacks e 4 águas;
Durante o evento, a comida é 100% vegetariana;
As alimentações expiram à meia noite;
Poderás consumir as tuas refeições na cantina de Staff situada na Vila de Produção e levantar as tuas águas nos bares do evento;
Reduz o teu consumo de material plástico ao trazer um cantil que possas ir enchendo: temos vários pontos de água potável espalhados pela Boomland!

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Food

All your meals will be electronically charged to your wristband;
On the day of your check-in you are entitled to a Welcome Meal and on your working days you will have 2 meals, 2 snacks and 4 waters;
During the event, the food will be 100% vegetarian;
Your meals expire at midnight;
You will be able to enjoy your meals in the staff canteen at Production Village and grab your waters at the festival bars;
Reduce your use of plastic by bringing a refillable water bottle that you can fill up: we have several drinking water points spread across Boomland!

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Reunião Geral & Formação

No dia 1 de Julho às 8h30, no The Temple, vai realizar-se uma reunião geral e briefing. É imperativo que todas as equipas estejam presentes, pois o sucesso do trabalho de todos começa aqui;
No teu dia de formação, o Coordenador da tua área irá falar contigo acerca das tuas funções, objectivos e horários. É neste dia que também irás conhecer a tua equipa! Durante a tua formação, pedimos-te que avalies e informes o teu Coordenador se precisares de equipamento de segurança para trabalhar.

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General Meeting & Training

On 1 July at 08h30, at The Temple, there will be a general meeting and briefing. It is imperative that all teams are present, as the success of everyone’s work starts here;
On your training day, your team Coordinator will talk to you about your duties, goals and schedules. You will also meet your team! During the training, we ask you to evaluate and inform your coordinator if you need safety equipment for work.

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Precisas de nos Contactar?

Se precisares de ajuda, solicita-a sempre ao teu Coordenador de equipa.

No entanto, podes encontrar-nos no escritório do Departamento de Pessoas localizado na Vila de Produção, das 9h às 18h ou enviar-nos um email para volunteers@being-gathering.org.

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Need to Get in Touch?

If you need help, always ask your team Coordinator.

However, you can find us at our People’s Department office located in Production Village, from 09:00 to 18:00 or email us at volunteers@being-gathering.org.

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Feedback

Estamos em constante evolução e para melhorar precisamos da tua opinião.

Depois do Being Gathering iremos enviar-te um pequeno questionário por email. Por favor preenche-o assim que o receberes – demorará apenas 5 minutos!

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OBRIGAD@ POR FAZERES PARTE DA EQUIPA BEING!

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Feedback

We are constantly evolving, and to improve we need your honest feedback.

After Being Gathering we will send you a short survey by email. Please fill this out as soon as you receive it – it will take just 5 minutes!

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THANK YOU FOR BEING PART OF THE BEING TEAM!

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Festival Map

Mapa do Festival